こんにちは、黒羽です。
訪問鍼灸・訪問マッサージを続けていると、
多くの先生が一度はこう感じたことがあると思います。
「施術と同じくらい、いやそれ以上に事務がしんどい…」
今日は、
レセプト・同意書・保険請求まわりの“二重ストレス”
について、かなりリアルな話をします。
■ なぜ事務の悩みは、ここまできつくなるのか
訪問施術の事務がしんどい理由は、単純な「量」だけではありません。
一番の問題は、
ミスがそのまま売上減につながる構造にあります。
・レセプト様式が年々複雑になり、書くものが増えた
・療養費総括表、添付書類など確認点が多い
・1件あたりの事務時間が確実に長くなっている
これだけでも負担なのに、さらに…
■ 同意書期限という“地雷”
6か月ごと、
に同意書の更新が必要。
ここを一歩でも間違えると、
その月の施術がまるごと保険対象外
という、かなり重いリスクがあります。
「今月ちゃんと有効期限内だよな…」
この不安を抱えながら施術するのは、精神的にも相当きついです。
■ 返戻＝タダ働きの恐怖
計算ミス
記入漏れ
印漏れ
添付漏れ
どれか一つでもあると、返戻や支給停止。
つまり、
時間も体力も使ったのに、売上ゼロ
という現実が普通に起こり得ます。
このプレッシャーが、
「毎月末〜月初は胃が痛い」
という状態を生みます。
■ 一人院ほど追い込まれる構造
一人院・少人数事業所では、
・訪問スケジュール調整
・施術
・カルテ記載
・ケアマネへの報告書
・レセプト作成
全部同じ人がやることになります。
その結果、
「この時期、施術より事務してる気がする」
という感覚になりやすいんですよね。
ここからは、
事務負担を軽くするための考え方と現実的な対策です。
■ 事務をラクにする基本の考え方
ポイントは2つだけです。
頭で管理しない
一度決めた型から外れない
この2つを徹底するだけで、
事務のストレスはかなり下がります。
■ やることを分解して、チェックリスト化する
新規
継続
終了
返戻対応
これらをケース別に分けて、
1枚のフロー表にまとめてください。
たとえば「新規患者フロー」なら、
・同意書依頼
・同意書受領・コピー
・レセプト登録
・初回訪問
・カルテ作成
・保険者登録
これをチェック欄付きで紙1枚に固定する。
毎回ゼロから考えなくて済みます。
■ 期限管理は“仕組み”に丸投げ
同意書の有効期限を、
手帳や記憶で管理するのは危険です。
カレンダー
レセコン
管理ソフト
どれでもいいので、
一覧で見える状態を作る。
レセコンの
・期限切れ患者一覧
・更新アラート
これを使うだけで、更新漏れのリスクは一気に下がります。
■ 事務の時間を固定する
事務を
「施術の合間にちょこちょこ」
やるのは、一番疲れます。
おすすめは、
・毎日30分だけ事務
・週1回、事務だけの日を作る
施術直後は
カルテ・訪問実績だけ入力。
レセプト作成は、まとめて処理。
これだけで集中力が全然違います。
■ テンプレとひな形は“武器”
毎回似た文章を書く部分は、
全部テンプレ化してください。
・施術理由
・症状概要
・通院困難理由
・往療距離
WordやExcelに定型文を作って、コピペ運用。
同意書依頼文
医師宛送付状
ケアマネ宛報告書
これも1本フォーマットを作れば、1通数分で済みます。
■ レセコン導入・見直し
レセプト専用ソフトを使うと、
・計算ミスが減る
・転記作業が激減
・作業時間が2〜3分の1になる
という声は本当に多いです。
レセプト代行を丸投げすると、
年間で30万円以上差が出るケースもあります。
長期的には、
自分でレセコンを使う方が安く、ノウハウも残る
という考え方が主流になりつつあります。
■ ダブルチェックは「型」でやる
締切前に確認するポイントを
5〜10個に絞ってチェックリスト化。
・同意書の有効期限
・患者情報
・日数・金額の整合性
・押印・添付書類
一人院なら、
「翌日にもう一度見る」
「月初にまとめて見る」
と時間をずらすだけでも、ミスは減ります。
■ メンタルを守る考え方
ミスが出たとき、
「自分はダメだ」と思わないでください。
これは能力の問題ではなく、
仕組みの問題です。
返戻が出たら、
・どこで起きたか
・防ぐチェック項目を1つ足す
これを「学習イベント」として扱う。
それだけで、
同じミスは確実に減っていきます。
■ 最後に
訪問施術の事務は、
避けられない仕事です。
でも、
やり方次第で
ストレスにも、武器にもなる部分です。
頭で抱え込まず、
型と仕組みに任せる。
それだけで、
施術に使えるエネルギーは確実に増えます。