こんにちは、黒羽です。
訪問鍼灸や訪問マッサージのような個人施術スタイルの場合、
営業日でも往診中で電話に出られなかったり、
定休日や夜間に着信があっても対応できないことって、よくあると思います。
でも、これを「仕方ない」で放っておくと――
実は、大事な“未来の患者さん”を逃してしまっているかもしれません。
特に注意したいのは、「土日・祝日・連休中」の電話対応です。
このタイミングって、家族や親戚が集まる機会が増えて
「そういえばおばあちゃんの足のリハビリどうしようか？」なんて
会話が出てきやすいんですよね。
その流れで、誰かがスマホで検索して
あなたの院に電話をかけてくれるかもしれません。
でも――
「ツーツー……」「現在使われておりません」
「この電話は留守番電話サービスに接続されます」
なんて、機械的な対応だけだと、
せっかくの問い合わせがそのまま他の治療院に流れていくリスクがあるんです。
▼ ではどうするか？
以下のような方法で、“1次対応”をきちんと用意しておくことをおすすめします。
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■電話対応の工夫（例）
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・専用の「時間外アナウンスメッセージ」を設定する
→ 声のトーンも柔らかく、診療時間と問い合わせ先を明確に伝える
・電話代行サービスの導入
→ 一次対応だけでも外注化すれば、問い合わせの取りこぼしが防げる
・ホームページやLINEに「24時間対応の問い合わせフォーム」を設置
→ 電話が繋がらなくても、患者さんが不安にならない“逃げ道”を作る
・定休日や往診中で電話が取れないことを、GoogleマップやSNSでも事前に告知
→「あとで折り返します」「対応までの流れ」を一文入れておくだけでも安心感アップ
訪問施術は予約制だからこそ、最初の一報を逃さない工夫が何より大事です。
患者さんは“電話が繋がったところにお願いする”という行動をとりやすいですからね。
ぜひ一度、あなたの院の電話対応を見直してみてください。
それだけで、見込み患者さんとの接点がグッと増えるはずです。
迷ったときは、「自分が患者さんだったら不安に感じないか？」
この視点でチェックしてみると改善点が見えてきますよ。
▼ まとめ
・時間外でも「ちゃんと繋がる仕組み」を作っておく
・機械的すぎる対応は、チャンスを逃す原因に
・一次対応やアナウンスだけでも患者の安心感は変わる
・「電話が繋がらない＝信用を失う」ことを忘れずに
ほんの少しの工夫で、“患者さんが選びやすい院”になります。
ぜひこの機会に、対応体制を整えておきましょう。